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    后內容時代的會議該怎么策劃
    更新時間:2014-10-21 15:35  作者:王青道  點擊次數:2712

           “內容為王”,在會議策劃中永遠都不會錯,就像手機,如果打不了電話就是一個廢品一樣。但是,會議只重視內容就夠了嗎?當然不是。只具備打電話功能的手機,在當下的當下,白送可能都沒人要。
            中國社會經濟的快速發展將產品與服務從“功能時代”推入到了“體驗時代”。有人說,我的會議連“內容”——即會議的基本功能之一都沒有解決,談別的有點遠吧。我看未必。這并不是說中國的會議都已經過了“內容”關,也包括筆者主辦的“中國會議產業大會”。“體驗時代”正在向我們招手。
            去年11月,筆者參加了國際會議協會(ICCA)的第52屆全球年會,體會很深刻。會議共6天,會期算是比較長的了,可代表們不僅沒有厭煩,而且津津有味地參會。想想,道理并不深奧:能讓參會代表無限期待留下來的,除了豐富的內容,就是其靈活多變的形式。對于ICCA來說,“內容”早已不是問題,表現形式的多樣性才是其組委會關注的重點。
            最近,筆者舉辦了一場企業年會——“年會•聚•創”(GEAM2014)活動,也有這方面的體會。企業年會的內容相對比較簡單,每年的年會都需要創新,那就只能靠形式的變化和相關要素組合方式的更新。也就是說,相對于比較固定和呆板的內容來說,表現形式的創新和會議策劃要素組合方式的調整,更能給與會者帶來新鮮的會議體驗。這次會議給參會者的感覺很好。與會者認為,“非常High!”微信分享達到了更高的量級。這與靈活多樣的形式、溫馨的燈光與現場設計、更多的互動與參與機會、充滿激情與樂趣的演出等等有著密切的關系。內容裹挾在多樣的形式當中,更容易在參會者興奮的大腦皮層留下深刻的記憶。
            會議不是一項孤立的社會活動,社會學、經濟學、政治學、旅游學、管理學、心理學、生理學,等等,都在會議中發揮作用。
            除了與“內容”相關的要素之外,會議的形式及其他要素主要有哪些呢?換句話說,后內容時代會議策劃人應該關注哪些東西呢?
            一是形式因素。會議內容的呈現形式可以多樣化,不一定非要通過常規的念稿子、念PPT等方式來實現。新穎的表現方式有:會前的邀請函、關系圖、微站等;會中的微電影、動態PPT、Flash短片、視頻、互動SHOW等。如果一定需要很多的內容分享,就要設法在會前、會中穿插一些視頻、舞蹈、LIVE SHOW等以活躍氣氛。ICCA的Story Teller(講故事)模式,可以在很大程度上增強會議內容的趣味性和感染力。
            圍繞著會議價值的6個方面——學習、討論、觀點分享、社交、業務與激勵,用靈活多樣的形式穿插表現可以提升會議的價值,這一點在國內外會議實踐中已經得到了很好的驗證。會議的表現形式與臺型設計需要多樣化,還要不斷調整和更新:培訓會、討論會、觀點分享會、主題交流活動、洽談對接活動、評選與頒獎活動、展覽展示活動等;禮堂式、課桌式、圓桌式、口字型、回字形等等交替使用。
            二是互聯網因素。互聯網的價值在于信息傳播方式多樣性與傳播效率的提升。在會議策劃及其運營管理、服務的主要環節當中,互聯網幾乎都有發揮作用的空間?;ヂ摼W的介入,不僅可以提高參與方的工作效率,還可以提升參與者會前、會中與會后的體驗效果,增加會議代表現場的愉悅感。與此同時,將互聯網思維中的一些要素應用到會議策劃當中來,也會收到意想不到的效果,比如標簽思維、簡約思維、粉絲思維、屌絲思維、平臺思維、極致思維、引爆點思維、產品思維等。
            三是技術因素。技術是推動社會經濟發展的基本動力之一,它不僅能夠提升會議相關方的工作效率,還能夠有效激發會議、活動的體驗感和愉悅感?,F代技術的很多成果都可以被應用到會議運作的各個環節中,包括視聽、互動、網絡、管理與服務、現場交流、信息分享、娛樂等。
            四是環境因素。會議環境要素的調整與變化,會對參與者的感官——視覺、聽覺、觸覺、味覺等產生影響,從而有效地提高與會者的體驗效果與愉悅度。會議的魅力在哪里?會議就像一個魔方,扭動一個側面,變換一個角度,就會有不一樣的色彩展現出來。為什么會議要不斷變換舉辦地?為什么會議酒店越來越多而策劃人還在苦苦尋覓更多更有特色的會議場所?為什么會議的視覺設計需要不斷更新?為什么會議的臺型、餐桌布置、展示洽談設計、茶歇形式等需要創新和變化?答案就在其中。
            不僅形式要新,要素組合方式要變,內容也要調整,不能只想著將所有的東西一股腦兒灌輸給參會者?;ヂ摼W時代,人們獲取信息的方式增多,獲取信息的速度加快,會議作為學習平臺、信息獲取平臺的價值在下降。到底應該向參會者傳遞什么,才能把他們吸引到會場、留在會場、還想再次參會,這的確值得會議的組織者們思考。
     


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