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    過聚榮:會展危機管理與危機公關
    更新時間:2006-09-06 00:00  作者:過聚榮  點擊次數:66349

    中國會展經濟研究會理事、上海交通大學  過聚榮

    “危機”是:事情的一個嚴重或關鍵的狀態;一個轉折點;一個將決定事情結果的狀態,不論其結果是好是壞。研究表明,導致危機存在有三個因素:幾乎來不及行動(或反應);缺少信息或信息不明確、不可靠;對物和人存在威脅。

    我國會展業人士對危機管理和應急系統的認識不足,對危機管理的概念和實際操作方法都很含糊。比較而言,會展活動的可變因素較大,其應變與處理能力有更高的要求。

    對危機進行管理,首要的是要對發生危機的源頭有清醒地了解。很顯然,任何會展都有潛在的風險。以展會為例,不論展會的管理如何專業,它們都可能碰到以下風險因素:

    1、參展商的過于放心

    參展商的過于放心是展會管理人員面臨的最為嚴重的安全問題之一。許多參展商錯誤地認為展會管理人員、總服務承包商或者安全承包商會處理所有問題。由于一次展會上有眾多的參展商,根本不可能對每一家參展公司進行監督,也無法對每一個情況進行監控。

    2.人群的多樣性

    展會上會有大量的人員——工作人員,承包商,買主,賣主和其他人——而他們中大多數互不相識。

    3.貨物處理

    在包裝貨物、貼標簽和運輸貨物中的疏忽大意都可能造成問題。而將貨物運到展臺的過程中也可能也會留下隱患。

    4.設施、場所與規劃布局

    不論在哪里舉辦展會都可能會有相關的風險。門、窗和鎖閉裝置不密閉,卸貨和存貨的碼頭或倉庫不安全,電梯、通道和地面不符合標準等都可能導致貨物被盜或受損。

    5.確定的最后期限導致混亂

    有一種觀點認為展會的性質是有時間限制的臨時市場,這一性質就已隱含著導致混亂的可能性。在大多數情況下,展會都有明確的時間安排,說明何時將物品搬入展會,何時將其搬出,但是承包商、參展商、裝修商、獨立承包商幾乎同時到達。再加上壓力因素,因此很容易出現混亂,而且在固定的時間內將物品搬進、搬出很容易使人筋疲力盡,這個時候也是心臟病的高發期。

    6.業務外包

    展會是一項勞動密集性的活動。將物品搬進、搬出展會需要大量的人力。展會現場的登記也需要很多外界的協助。很多情況下,由于展會的時間和資源有限,無法對這些工作人員進行全面的安全檢查或對他們進行深入而正式的培訓。

    7.展位設計

    在很多展會上都設有開放式展臺,讓參觀者進出展臺或查看展品。所以,在展會人流量很大的時候,就不可能監控整個展臺,而這也就可能導致一些安全風險,尤其是當展臺上陳列了一些貴重物品的時候。

    展位的設計也可能遺留安全隱患。地面或地毯不平整,升降臺或展臺搖搖晃晃等都是潛在的安全隱患,所以在展會的規章制度中應該對此類問題做出規定。

    8.促銷禮物

    許多參展公司都提供各種各樣的促銷禮物,如贈送參觀者各種手袋等。這些手袋既有廣告的作用,也可以方便參觀者放置從展會上收集的資料。但是,這些手袋也為盜賊們提供了藏匿贓物的地方。而且一些警戒心不強的女性參觀者還會把皮包放進手袋中,而這無疑會吸引扒手。

    9.展會上的食品供應

    大多數展會都會安排展覽期間的食物供應。許多展會還專門在展館內設立了就餐區,當然也有些展會不這么做。如果展會設立了臨時的就餐區,那么就引起了另一種隱患——食物引起的疾病。通常在這些展會臨時就餐區出現的問題諸如:食物加熱不均勻、食物沒有冷卻、交叉感染等。

    我們知道,“危機”實際上就是危險和機會并存,危險有可能轉化成機會,關鍵在于是否能在適當的時機做出正確的抉擇。危機管理的重要特征在于危機公關。

    危機公關是當組織在事件中遭遇信任、形象危機或某項工作產生了失誤時,組織通過一系列的活動來獲得社會大眾的諒解與理解,進而挽回影響的一項重要的危機管理工作,其目的是將現在的風險轉化為組織未來發展的機會。

    很顯然,一個有效的危機處理,會提升參展商、觀眾等各方面對活動的舉辦方和組織方的信心,增強信賴度。那么,危險和機會轉化的過程就為品牌的提升創造了機會。


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