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《羅伯特議事規則》與現代會議
更新時間:2020-01-06 09:47  作者:《會議》雜志社總編輯 王青道  點擊次數:42717

記得馮侖在他的一本書中說,雖然我們幾個合伙人平時很熟悉,也經常開玩笑,但舉辦董事會的時候我們是特別嚴肅的,嚴格按照議程、規則進行,絕不馬虎。當時看到這里的時候,只覺得馮侖先生企業管理很到位,該認真的時候不含糊,現在從會議管理的角度看,馮侖先生舉辦董事會的方法,與現代會議組織管理的規則是完全一致的。

如果一群人聚集在一起,或討論一些問題,或決策一些事情,或傳達一些指令,這就叫會議的話,那么會議的歷史幾乎可以追溯到人類社會最初產生的時候。在人類社會進入到現代之前的很長一段時間里,人們開會的方式與現在是不一樣的。我們不妨把那個階段舉辦的會議叫做“舊式會議”,而把現在的會議叫做“現代會議”。這兩者的區別在哪里呢?人類社會開會的方式是什么時候由“舊式”升級到“現代”的呢?

中國古代政府當然也開會,不僅皇帝開“朝會”,各個行政部門、管理機構肯定也得經常把相關人員叫到一起“議事”。在這方面,西方和中國應該是大同小異。那個時候工商業不發達,現代意義上的企業和行業協會還沒有出現,所以也就沒有企業會議、協會會議??茖W不發達,學術交流活動自然也就很難成體系。那時候的會議主要是與政府、宗教、教育等有關。雖然我們無法穿越到古代,深入到他們開會的現場,但根據對于當時政治、經濟、文化等的發展情況推斷,那時候的會議參與者之間很難做到平等相處,協商一致。那么“現代會議”的最大特點之一,就是參與者之間的相對平等,以及以此為基礎而產生的一套協商機制。這很可能就是兩類會議在組織方式方面的最大差別。

如果是皇帝、教皇、族長主持會議,還需要很多會議規則嗎?當然不需要,如果需要一些,那也是用來約束參會者的。“現代會議”就不一樣了,參與者之間是相對平等的,會議的結果需要通過協商的方式來達成。如果是在參與者相對平等的情況下,通過協商來實現會議目的,沒有嚴格的會議程序和規定顯然是不行的。因此,伴隨著現代社會的到來,用以規定現代人開會方式的專門著作——《羅伯特議事規則》就應運而生了。這個時間是1876年。

在羅伯特看來,會議想要取得預期的效果,就必須得遵守一系列規則和程序,而非受制于某個人,不管這個人在會議之外擁有多大的權利。他說,一個嚴肅的機構,在開會的時候遵守秩序,是該機構良性運轉的基本條件之一。翻譯一下羅伯特的話就是,現代會議,敬畏的是規則,而不是某個人。

因此說,現代會議,是人類社會進步的一個象征。

西方國家的議會是最早拿現代會議當飯吃的機構,所以議會開會必須得遵守一系列嚴格的規則與程序,否則既不會有效率,也不會有很好的結果。各類公共機構,包括社團、俱樂部、教會、理事會、代表大會等,都應該根據自身的情況,制定出相關的會議規則。

羅伯特在他的書中,對于會議的程序、規則及參與者在會議中的角色扮演等,都做了詳細的界定和說明。雖然時間已經過去一百多年了,可從該書的內容看,這些規則對于我們現在舉辦會議仍然有很好的參考價值。

相對于西方國家,我國進入現代發展階段的時間還比較短,因而需要向他們學習的東西還很多,其中就包括會議規則的制定和應用。即便到了現在,我們的很多會議,或者缺少明確的規則,或者缺乏對于規則的敬畏。

羅伯特對于會議規則事無巨細的描述,多少有些超出很多中國人閱讀的耐心。他不僅會對常見問題制定出相應的規則,比如主席、發言人、提問者等,就連我們不常用到的動議、復議等等,都有詳盡的敘述。

會議,從某種意義上說,就是一個將人類群體面對面交流的事情儀式化的過程。因此,羅伯特十分重視會議過程中的儀式化問題,因為儀式化可以使參與者對于會議本身產生敬畏感。

會議就是該時代及其相關政治、經濟、文化等發展狀況的一個投影。那么,從目前我們會議的組織方式中,看到的是一個怎樣的投影呢?


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